مسلماً تمامی مدارس مسئول امور رایانه ندارند و در بسیاری از مدارس این کار توسط دفتردار و دیگر کارکنان انجام می شود.
همانطور که در بالا اشاره شد، نرم افزار پویان به گونه ای طراحی شده که از دوباره کاری جلوگیری کند و بسیاری از اطلاعات را از پیش در خود دارد و یا از نرم افزارهای پیش فرض مدارس به آن منتقل می شود.
از سوی دیگر با استفاده از این نرم افزار بسیاری از محاسبات و گزارشات که به صورت دستی در مدارس تهیه می شد(همانند گزارشات مالی، محاسبه میانگین کلاس، پایه، رسم نمودارهای پیشرفت تحصیلی و…) به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربر انجام می شود